Déclaration relative à la protection des données

Si PUBLICA traite des données concernant votre personnel, vous avez les droits suivants:

• Droit d’accès
  Vous pouvez obtenir de notre part la confirmation que des données vous concernant sont traitées par nos soins. Si c'est le cas, vous avez le droit d’en apprendre davantage au sujet de ces données, par exemple les catégories de données concernées et les finalités du traitement des données.
• Droit de rectification
  Si nous avons enregistré des données vous concernant qui sont inexactes, vous pouvez nous demander de les rectifier ou de les compléter.
• Droit à l'effacement ou à l’anonymisation
  Vous pouvez demander que vos données personnelles soient effacées ou rendues anonymes si elles ne sont pas (ou plus) nécessaires à la mise en œuvre de la prévoyance professionnelle ou à une finalité connexe. Dans certaines circonstances, nous ne pouvons pas accéder à cette demande. L’effacement ou l’anonymisation n'est pas possible lorsque le traitement des données est nécessaire à l’entreprise ou que le délai de conservation légal n'est pas encore écoulé.
• Droit à la limitation du traitement
  Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans la mesure où le traitement n’est pas (ou plus) nécessaire à la mise en œuvre de la prévoyance professionnelle ou à une finalité connexe.
• Droit à la portabilité des données
  Vous avez le droit de recevoir certaines données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
• Droit de retrait
  Dans la mesure où un traitement de données repose sur un consentement que vous avez donné, vous avez le droit de retirer ce consentement avec effet pour l’avenir.

À noter que ces droits peuvent être limités ou exclus dans certains cas, par exemple en cas de doute sur l’identité ou si cela est nécessaire pour protéger d’autres personnes, pour sauvegarder des intérêts dignes de protection ou pour respecter des obligations légales.

Vous êtes libre de déposer une plainte auprès de l'autorité de surveillance compétente, le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), si vous avez des doutes quant à la conformité de notre traitement de vos données personnelles avec la loi.

PUBLICA remplit les tâches prévues par la loi relative à PUBLICA et traite les données personnelles en premier lieu dans le but de mettre en œuvre la prévoyance professionnelle.  Le traitement de ces données se fonde sur les art. 85a ss LPP ainsi que sur la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et l’ordonnance correspondante (OLPD).

Nous recevons principalement des données personnelles en lien avec la mise en œuvre de la prévoyance professionnelle de la part des employeurs actuels. Ceux-ci sont tenus de par la loi de fournir à PUBLICA toutes les données nécessaires à la mise en œuvre de la prévoyance professionnelle. En outre, vous nous communiquez souvent vous-même des données personnelles, par exemple lorsque vous nous transmettez des données ou communiquez avec nous.

Nous pouvons également recevoir des informations vous concernant de la part d’autres tiers, par exemple

• de personnes de votre entourage (membres de la famille et représentants légaux, par exemple en cas de procurations);
• de la Poste suisse et de services publics, par exemple pour des mises à jour d’adresses;
• de banques et d’autres prestataires de services financiers, d’assurances privées et sociales, d’institutions de prévoyance et de libre passage;
• d’experts et de médecins ainsi que d’autres prestataires dont nous recevons également des données relatives à la santé lors de clarifications, le cas échéant avec une déclaration de déliement du secret séparée;
• de prestataires de services;
• d’autorités, de tribunaux, de parties et d’autres tiers en lien avec des procédures administratives et judiciaires;
• de registres publics, tels que le registre des poursuites ou le registre du commerce, de services publics tels que l’Office fédéral de la statistique, des médias ou d’internet.

Les données que nous traitons conformément à la présente déclaration relative à la protection des données ne concernent pas seulement des personnes assurées, mais souvent aussi des tiers. Si vous nous transmettez des données concernant des tiers, nous considérons que vous avez l’autorisation de le faire et que ces données sont exactes. Vous le confirmez en transmettant les données de tiers.

Dans le cadre de nos activités commerciales et des finalités du traitement des données susmentionnées, nous communiquons également des données personnelles à des tiers. Il s'agit en particulier des catégories suivantes de destinataires auxquels nous pouvons communiquer des données personnelles:

• employeurs (pas de communication de données relatives à la santé ou d’informations sur des processus tels que par exemple les rachats, les versements anticipés EPL ou autres);
• informations communiquées lors du traitement de cas de prévoyance et des clarifications correspondantes;
• autorités et offices;
• autres personnes dont l’implication découle des objectifs susmentionnés (par exemple la personne qui reçoit un paiement, les mandataires, les banques correspondantes, les autres instances impliquées dans un acte juridique).

Nous pouvons également transmettre vos données personnelles à des entreprises dès lors que nous faisons appel à leurs prestations de service. Ces prestataires de services traitent sur notre ordre les données personnelles en tant que «sous-traitants». Si les sous-traitants font appel à des tiers, nous pouvons l’autoriser au cas par cas, de manière à ce que vos données puissent également leur être accessibles. Nos sous-traitants sont tenus de traiter les données personnelles exclusivement selon nos instructions et de prendre des mesures appropriées pour assurer la sécurité des données. Par le choix des prestataires de services et par des accords contractuels appropriés, nous garantissons que la protection des données est assurée pendant toute la durée du traitement de vos données personnelles.

Nous traitons vos données aussi longtemps que l’exigent nos objectifs de traitement, les délais de conservation légaux et nos intérêts légitimes de traitement à des fins de documentation et de preuve. Si aucune obligation légale ou contractuelle ne s’y oppose, nous effaçons ou anonymisons vos données à l’expiration de la durée d’enregistrement ou de traitement dans le cadre de nos procédures habituelles. Les obligations légales de conservation allant au-delà de la réalisation du but demeurent réservées.

Dans la mesure du possible, nous traitons les données personnelles en Suisse. Vos données peuvent également être traitées en Europe ou aux États-Unis et, dans des cas exceptionnels, dans n’importe quel pays du monde.

Si une ou un destinataire se trouve dans un pays ne disposant pas d’une protection légale adéquate des données, nous l’obligeons contractuellement à respecter la protection des données applicable. De nombreux pays en dehors de la Suisse, de l’UE et de l’EEE ne disposent actuellement pas de lois garantissant un niveau de protection des données adéquat du point de vue de la LPD. Les dispositions contractuelles mentionnées permettent de compenser partiellement cette protection légale plus faible ou manquante. Les dispositions contractuelles ne peuvent toutefois pas éliminer tous les risques (notamment les accès étatiques à l’étranger). Vous devez avoir conscience de ces risques résiduels, même si le risque peut être faible dans certains cas et que nous prenons d’autres mesures (par exemple la pseudonymisation ou l’anonymisation) pour le minimiser. 

Veuillez également tenir compte du fait que les données échangées via internet transitent souvent par des pays tiers. Vos données peuvent donc être envoyées à l'étranger même si l’expéditeur et le destinataire se trouvent dans le même pays.

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour préserver la sécurité de vos données personnelles, pour les protéger contre les traitements non autorisés ou illégaux et pour prévenir les risques de perte, de modification accidentelle, de divulgation ou d’accès non autorisé.

Les mesures de sécurité de nature technique comprennent par exemple le cryptage et la pseudonymisation des données, la journalisation, les restrictions d'accès et l'enregistrement de copies de sécurité.

Les mesures de sécurité de nature organisationnelle comprennent par exemple des instructions et des formations pour notre personnel, des accords de confidentialité et des contrôles. Nous obligeons également nos sous-traitants à prendre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées.

Nous recommandons à nos clientes et clients de procéder à l'échange électronique de données via notre formulaire de contact ou le portail pour les personnes assurées «myPublica», car la transmission des données s'effectue de manière cryptée par ces moyens.

Si vous prenez contact avec nous par e-mail, vous agissez à vos propres risques et acceptez que nous vous répondions par le même canal à l’adresse de l’expéditeur. Les données transmises ne sont enregistrées que pour le traitement de la demande ainsi que pour d'autres questions éventuelles et ne sont utilisées que dans le cadre de la demande.

PUBLICA utilise des technologies dites de traçage telles que des cookies et des balises pour collecter des informations telles que celles citées plus bas (sous: «Quelles sont les informations que nous collectons à votre sujet ?») afin de mieux comprendre comment les visiteuses et visiteurs utilisent notre site web et ses services en ligne. Ces technologies nous aident à gérer le site et à améliorer sa convivialité. Nous pouvons par exemple détecter si votre ordinateur avait déjà établi une connexion avec nous et voir quels domaines du site web sont les plus fréquemment utilisés.

Si vous enregistrez vos paramètres de cookies, ils devraient rester valables pour les futures visites de notre site. Pour des raisons techniques indépendantes de la volonté de PUBLICA, cela ne peut toutefois pas être garanti. Si par exemple vous réinitialisez votre navigateur, effacez vos cookies ou accédez au site web avec un autre navigateur ou appareil, il se peut que vous perdiez vos paramètres de cookies. Pour respecter des lois et directives en vigueur, il est possible qu’on vous demande dans certains pays de confirmer vos paramètres de cookies si vous accédez au site web pour la première fois. Si vous vous trouvez dans un pays dans lequel vous devez automatiquement définir des paramètres de cookies, il se peut qu’on vous demande à nouveau de le faire lors d’une visite ultérieure.

Dans de nombreux cas, vous pouvez aussi contrôler les technologies de traçage au moyen de votre navigateur. Veuillez paramétrer votre navigateur de manière à ce que, si souhaité, vous receviez une alerte concernant les technologies de traçage (telles que cookies) lorsque cela est possible et/ou que vous puissiez les accepter. Vous trouverez en général les possibilités de votre navigateur et les instructions d’utilisation dans le manuel correspondant ou dans le fichier d’aide de votre navigateur. Toutefois, le fait de refuser, de bloquer ou de désactiver des technologies de traçage peut entraîner une restriction de la disponibilité des services proposés par le site web. De plus, il se peut que certaines parties du site web ne fonctionnent plus correctement.

Si vous postulez pour un emploi chez nous, nous traitons vos données personnelles pour mener à bien la procédure de candidature. En règle générale, vos données personnelles sont mises à notre disposition directement par vous-même ou par une personne que vous avez mandatée pour le placement de personnel. Sans ces données, nous ne sommes pas à même d’évaluer votre candidature et de décider dans quelle mesure vous êtes apte à occuper le poste en question.

Par exemple, nous utilisons vos coordonnées pour pouvoir prendre rendez-vous avec vous. Nous collectons des informations personnelles, comme celles contenues dans le CV, et traitons les données des certificats de travail et des diplômes de formation. Outre ces données absolument nécessaires, vous avez la possibilité de nous fournir des informations supplémentaires pour le processus de candidature. Nous utilisons les données mises à notre disposition pour évaluer la candidature et prendre une décision.

Vos données en rapport avec la candidature ne seront partagées qu’avec les personnes impliquées dans la procédure de candidature, comme par exemple les collaboratrices et collaborateurs des ressources humaines ou les responsables du spécialisé concerné. En outre, vos données peuvent être communiquées aux autorités dans la mesure où il existe une obligation légale de communication. Vos données en rapport avec la candidature seront toujours traitées de manière confidentielle.  Si nous souhaitons traiter vos données en dehors du cadre de la procédure de candidature, nous vous en informerons au préalable et vous demanderons, si nécessaire, une déclaration de consentement séparée.

Les données des personnes qui postulent chez nous sont en principe effacées au plus tard trois mois après la fin de la procédure de candidature. Cela ne s'applique pas s'il existe un motif justifiant la poursuite du traitement, par exemple si des dispositions légales s'opposent à l'effacement, si la poursuite l’enregistrement est nécessaire à des fins de preuve ou si vous avez consenti à un enregistrement plus long.

Si votre candidature aboutit à la conclusion d’un contrat de travail, les données sont conservées et utilisées pour le processus organisationnel et administratif habituel et pour l’exécution de la relation de travail. Les détails sont réglés dans les documents relatifs au contrat de travail.

Dans le but d'optimiser les résultats de recherche et l’expérience utilisateur, des données relatives à votre comportement d’utilisateur (telles que les termes de recherche, les accès, le comportement de navigation et autres) sont collectées. Ces données sont utilisées pour rendre notre site web plus convivial et pour améliorer en permanence votre expérience sur le web. Vous trouverez des informations à ce sujet dans la section «Cookies». Les données que vous nous transmettez dans le cadre de votre visite sur notre site web dépendent en particulier du navigateur utilisé et de ses paramètres. Si vos paramètres le permettent, nous utilisons des cookies et des outils similaires pour vous offrir une expérience de navigation optimale sur nos pages. Il s'agit notamment d'informations telles que la région dans laquelle vous vous trouvez, la langue que vous avez choisie et les services que vous préférez.

Notre site web met à disposition un formulaire de contact qui peut être utilisé pour une prise de contact électronique. Si une personne utilisatrice fait usage de cette possibilité, les données saisies dans le masque de saisie nous sont transmises et sont enregistrées dans nos systèmes. Au moment de l’envoi, des données supplémentaires telles que l’adresse IP et l'heure de l’envoi sont transmises.

La transmission des données du formulaire de contact est cryptée. L'utilisation de ces champs de saisie est facultative et les données ne sont transmises que lors de l'utilisation. Les données transmises sont enregistrées et utilisées pour le traitement de la demande ainsi que pour d'éventuelles autres questions qui y sont liées.

Lorsque vous consultez le site web de PUBLICA (https://www.publica.ch), celle-ci collecte automatiquement des détails concernant votre visite:

• l’adresse IP anonymisée du terminal utilisé;
• les données d’identification du navigateur utilisé (p. ex. Edge, Firefox, etc.);
• le système d’exploitation de l’ordinateur utilisé (p. ex. Windows 10, Mac OSX, Android, etc.);
• le volume des données transmises (combien de données ont été téléchargées à partir du site web);
• le nom du fournisseur de l’accès web (p. ex. Swisscom, UPC, Sunrise, etc.);
• la date et l’heure de la visite ainsi que
• les données techniques (telles que le nom et l’URL du site web référent de PUBLICA, le moment où le site web a été consulté via un lien, ainsi que le terme de recherche saisi lorsque l’accès au site web a eu lieu via un moteur de recherche).

Les données collectées ne permettent pas à PUBLICA d’établir de lien avec la personne et sont conservées sous une forme agrégée pour une durée de deux ans.

PUBLICA peut divulguer vos données à ses propres mandataires et prestataires de services tiers à l’intérieur ou à l'extérieur du pays dans lequel vous habitez en vue de fournir des prestations de service et dans les buts cités ci-dessus. Nos mandataires et prestataires de services tiers qui ont accès à vos données à caractère personnel collectées par le biais du site web sont tenus de respecter le principe de la protection des données.

PUBLICA utilise la solution logicielle Matomo pour l’analyse Web qui n’est pas en relation avec les personnes. L'exploitation de Matomo est assurée par les sociétés Ops One AG et Metanet AG en Suisse. Les données collectées sont uniquement utilisées à des fins d’analyse web, elles ne sont pas transmises à d’autres fins.

Nous sommes également autorisés à divulguer vos données à des autorités ou services gouvernementaux ainsi qu’à des autorités de surveillance ou à d’autres personnes dans la mesure où la loi en vigueur le prescrit ou l’autorise. Ceci sous respect de l'ensemble des lois, directives, décisions judiciaires ou exigences d’autorités ou selon l'ensemble des principes édités par des autorités de surveillance ou autre ou des procédures similaires, respectivement leur but.

PUBLICA remplit les tâches prévues par la loi relative à PUBLICA et traite les données personnelles en premier lieu dans le but de mettre en œuvre la prévoyance professionnelle. Le traitement de ces données se fonde sur les art. 85a ss LPP ainsi que sur la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et l’ordonnance correspondante (OLPD). En outre, nous utilisons les informations pour optimiser l'expérience utilisateur et votre comportement d'utilisateur (comme par exemple les termes de recherche, les accès, le comportement de navigation ou autres). Ces données sont utilisées pour rendre nos solutions de portail web plus conviviales et pour améliorer en permanence votre expérience sur le web. Vous trouverez des informations à ce sujet dans la section «Cookies». Les données que vous nous transmettez dans le cadre de votre visite sur nos solutions de portail dépendent en particulier du navigateur utilisé et de ses paramètres. Si vos paramètres le permettent, nous utilisons des cookies et des outils similaires pour vous offrir une expérience de navigation optimale sur nos pages. Il s'agit notamment d’informations telles que la région dans laquelle vous vous trouvez, la langue que vous avez choisie et les services que vous préférez.

Sur nos solutions de portail, un formulaire de contact est disponible et peut être utilisé pour une prise de contact électronique. Si une personne utilisatrice fait usage de cette possibilité, les données saisies dans le masque de saisie nous sont transmises et sont enregistrées dans nos systèmes. Au moment de l’envoi, des données supplémentaires telles que l’adresse IP et l'heure de l’envoi sont transmises.

La transmission des données du formulaire de contact est cryptée. L'utilisation de ces champs de saisie est facultative et les données ne sont transmises que lors de l'utilisation. Les données transmises sont enregistrées et utilisées pour le traitement de la demande ainsi que pour d'éventuelles autres questions qui y sont liées.

Lorsque vous consultez les solutions de portail de PUBLICA, celle-ci collecte automatiquement des détails concernant votre visite:

• l’adresse IP anonymisée du terminal utilisé;
• les données d’identification du navigateur utilisé (p. ex. Edge, Firefox, etc.);
• le système d’exploitation de l’ordinateur utilisé (p. ex. Windows 10, Mac OSX, Android, etc.);
• le volume des données transmises (combien de données ont été téléchargées à partir du site web);
• le nom du fournisseur de l’accès internet (p. ex. Swisscom, UPC, Sunrise, etc.);
• la date et l’heure de la visite ainsi que
• les données techniques (telles que le nom et l’URL du site web référent de PUBLICA, le moment où le site web a été consulté via un lien, ainsi que le terme de recherche saisi lorsque l’accès au site web a eu lieu via un moteur de recherche).
• Les données collectées ne permettent pas à PUBLICA d’établir de lien avec la personne et sont conservées sous une forme agrégée pour une durée de deux ans.

En outre, nous collectons les données personnelles suivantes qui sont mises à notre disposition par les utilisateurs.

• Nom, prénom
• Adresse
• Numéro AVS
• Famille
• Nationalité / Lieu d’origine
• Situation financière
• Langues
• Fortune / Capital
• Employeur
• Taux d’occupation
• Date de naissance
• Invalidité possible

L’obligation de conserver les données contenues dans le portail est régie par les bases légales déterminantes pour les données concernées, notamment: 

• les dispositions fédérales concernant le traitement des données personnelles liées à l'utilisation de l’infrastructure électronique (art. 57i à 57q de la loi sur l'organisation du gouvernement et de l’administration LOGA [RS 172.010] et ordonnance sur les données secondaires de communication [RS 172.010.442]);
• la loi fédérale sur la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité (LPP, RS 831.40) et l'ordonnance sur la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité (OPP 2, RS 831.441.1, art. 27j). PUBLICA n’est pas tenue de conserver les contenus qui ne sont pas concernés par ces dernières. 
• Indépendamment de son obligation légale de conservation, PUBLICA définit la durée pendant laquelle les documents sont disponibles sur le portail.

Lors du transfert de données à caractère personnel dans d’autres pays, nous garantissons le respect des lois et des directives en vigueur, par exemple en concluant des conventions permettant d'assurer que les destinataires de vos données maintiennent un niveau de protection des données approprié.

En vue de la gestion du parc immobilier de PUBLICA, des données à caractère personnel (telles que nom, adresse, revenu, etc.) sont collectées. Les données sont utilisées afin que le processus de location concerné puisse être réalisé.

• Nom et prénom
• Adresse
• Date de naissance
• Situation financière (renseignements en matière de solvabilité)
• Langues
• Employeur ou raison sociale (en cas de propriétaires d’entreprise)

PUBLICA peut divulguer vos données à ses propres mandataires et prestataires de services tiers à l’intérieur ou à l'extérieur du pays dans lequel vous habitez en vue de fournir des prestations de service et dans les buts cités ci-dessus. Nos mandataires et prestataires de services tiers qui ont accès à vos données à caractère personnel collectées dans le cadre de la gestion d’immeubles sont tenus de respecter le principe de la protection des données. Nous sommes également autorisés à divulguer vos données à des autorités ou services gouvernementaux ainsi qu’à des autorités de surveillance ou à d’autres personnes dans la mesure où la loi en vigueur le prescrit ou l’autorise. Ceci sous respect de l'ensemble des lois, directives, décisions judiciaires ou exigences d’autorités ou selon l'ensemble des principes édités par des autorités de surveillance ou autre ou des procédures similaires, respectivement leur but.